Cách lập hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice như thế nào?

Lap Hoa Don Dien Tu

Lap Hoa Don Dien Tu

Sau khi thực hiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể lập hóa đơn điện tử bằng hệ thống S-Invoice. Hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu hiện nay được tất cả các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.

Để lập được hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice các bạn làm theo các bước hướng dẫn dưới đây nhé.

Bước 1: Truy vập vào hệ thống S-Invoice và đăng nhập bằng tài khoản đăng ký của doanh nghiệp, sau khi đăng nhập thành công

Người dùng vào chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn.

Bước 2: Trên màn hình lập hóa đơn, người dùng thực hiện nhập các thông tin sau:

Đối với thông tin người mua nhập mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu người dùng), nhập các thông tin:

–  Điện thoại

–  Tên người mua

–  Mã số thuế

–  Địa chỉ Email

–  Tên đơn vị

–  Địa chỉ

Lưu ý:

+ Trường hợp người dùng nhập Tên đơn vị hệ thống sẽ yêu cầu nhập dữ liệu Mã số thuế.

+ Trường hợp chỉ nhập Tên người mua, hệ thống không yêu cầu nhập Mã số thuế.

+ Nếu không nhập tên người mua/tên đơn vị/mã số thuế: hệ thống báo lỗi” Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.

+ Đối với khách lẻ: Phải nhập đầy đủ Tên người mua, Địa chỉ.

+ Đối với khách hàng doanh nghiệp: Phải nhập đầy đủ Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế.

+ Quy định khi lập hóa đơn với khách lẻ và khách hàng doanh nghiệp với trường Tên người mua/Địa chỉ/Mã số thuế được áp dụng với các giao diện: lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin.

+ Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, người dùng cần chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản  theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TTBTC

+ Áp dụng khi lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền

+ Trường  hợp không chọn hình thức thanh toán Chuyển khoản, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng chọn loại hình thức thanh toán khác.

+ Sau khi nhập xong thông tin người mua, người thao tác nhấn nút Thêm mới khách hàng để lưu thông tin người mua vào cơ sở dữ liệu người dùng.

Ngoại lệ (lỗi): Trường hợp khách hàng đã tồn tại (check số điện thoại), hệ thống sẽ thông báo khách hàng đã tồn tại.

Ảnh hưởng:

+ Trường hợp thông tin người mua đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu, có thể nhập dữ liệu tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu có trong hệ thống:

+ Hệ thống cho phép tìm kiếm tương đối tất cả dữ liệu thông tin khách hàng: Số điện thoại/Tên người mua/Địa chỉ/Email/Mã số thuế/Loại giấy tờ/Số giấy tờ/Tên đơn vị.

+ Sau khi chọn người mua có số điện thoại phù hợp tại vùng thông tin [2], phần thông tin người mua sẽ được fill đầy đủ từ cơ sở dữ liệu xuống form thông tin người mua như bên dưới. Kết thúc quá trình nhập thông tin người mua.

Phần thông tin người bán: Giữ nguyên

Phần thông tin giao dịch, các trường nhập gồm:

– Hình thức thanh toán (*)

– Loại tiền(*)

Ghi chú

Chú ý: Các trường có dấu (*) bắt buộc nhập

Phần thông tin hóa đơn, các trường lựa chọn gồm:

– Loại hóa đơn.

– Dải hóa đơn.

– Ngày lập:

  + Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống.

  + Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới).

  + Hệ thống chỉ hỗ trợ người dùng lập hóa đơn lùi tối đa 30 ngày trở về trước, với điều kiện hóa đơn được lập phải có thời gian sau thời gian của hóa đơn được lập cuối cùng.

  + Trong trường hợp Ngày lập là ngày hiện tại mà hóa đơn cuối cùng đã lập so với ngày hiện tại lùi 27 ngày thì khi người dùng nhập Ngày lập cần lưu ý đến cả giờ, phút để đảm bảo không lùi quá 27 ngày.

Ví dụ: Ngày hôm nay là ngày 18/05/2018 17:30:00, khi khách hàng lập hóa đơn muốn nhập lùi 27 ngày thì lúc đó giờ hiển thị gợi ý sẽ là 18/04/2018 17:30:00-> tuy nhiên khi Lập hóa đơn, người dùng nhập thông tin xong thì thời gian đã trôi qua 17:30:00-> người dùng phải sửa lại giờ phút theo đúng giờ phút hiện tại.

Lưu ý:

Hệ thống hỗ trợ người dùng lập hóa đơn lùi theo 2 phương án:

 –      Phương án 1: Lùi tối đa 27 ngày tính từ thời điểm hiện tại

 –      Phương án 2: Sau thời gian hóa đơn cuối cùng được xuất

Thời điểm nào gần thời gian ngày hiện tại  hệ thống sẽ hỗ trợ theo phương án đó.

        Bảng kê: cho phép upload bảng kê khi lập hóa đơn

        Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.

Sau khi lập hóa đơn thành công, người dùng có thể vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải bảng kê đã upload khi lập

Phần thông tin chi tiết hóa đơn, các thông tin sẽ load ra từ danh mục sản phẩm

Tại gird Chi tiết hóa đơn,

Có các lựa chọn để nhập thông tin: Hàng hóa, Chiết khấu, Ghi chú, Bảng kê, Phí khác

+ Chọn nhập Hàng hóa

– Gõ mã sản phẩm hoặc tên sản phẩm để tìm kiếm, hệ thống sẽ load ra danh sách sản phẩm có mã phù hợp [1]

– Chọn sản phẩm đúng với mã sản phẩm muốn tìm kiếm tại vùng thông tin kết quả tìm kiếm [2]

– Nếu không chọn sản phẩm có sẵn trên hệ thống, người dùng có thể nhập trực tiếp thông tin sản phẩm từ bàn phím

– Sau khi chọn một mã sản phẩm, gird Chi tiết hóa đơn sẽ như bên dưới:

– Tiếp tục nhập số lượng cho mã sản phẩm cần bán, kết thúc quá trình nhập sản phẩm thứ nhất

– Nhập xong số lượng cho sản phẩm, hệ thống sẽ tự hiển thị Thành tiền, Tổng tiền hàng.

– Tiếp tục nhập sản phẩm thứ 2, 3,…n

  + Chọn nhập Hàng hóa với hóa đơn có chiết khấu theo dòng hàng hóa

     Đối với một số mẫu hóa đơn có chiết khấu được định nghĩa theo dòng hàng hóa thì trong bảng Chi tiết hóa đơn sẽ được bổ sung thêm 2 cột % chiết khấu và Chiết khấu

     Từng dòng chiết khấu được tính theo công thức: Chiết khấu = % chiết khấu * Thành tiền

Chiết khấu tổng theo cột Chiết khấu= Tổng (hàng hóa, bảng kê, phí khác)- Tổng (chiết khấu)

Lưu ý:

Khi nhập hàng hóa có các quy định sau: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng). Đơn vị tính không bắt buộc nhập. Thành tiền tự động tính theo Số lượng * Đơn giá; Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) tự động tính theo Thành tiền * Thuế GTGT(%).

+ Chọn nhập Ghi chú

Khi chọn Ghi chú người dùng có thể nhập liệu theo các cách sau để phù hợp với thực tế của hóa đơn

Tên sản phẩm bắt buộc nhập; Mã sản phẩm không cho nhập; các thông tin còn lại như Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất, Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) không bắt buộc nhập, tuy nhiên khi cần nhập thì người dùng vẫn nhập như nhập hàng hóa; Thành tiền = Đơn giá * Số lượng; Tổng thuế = Thành tiền * Thuế suất

Thành tiền của Ghi chú không được cộng vào tổng tiền hàng hóa trên hóa đơn

Đối với dòng Ghi chú không hiển thị số thứ tự trong hóa đơn

+ Chọn nhập Chiết khấu

Khi chọn Chiết khấu người dùng có thể nhập liệu theo các cách sau để phù hợp với thực tế của hóa đơn

Tên sản phẩm, Thành tiền, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng) là bắt buộc nhập; Thành tiền > 0. Đơn vị tính không được nhập. Số lượng, Đơn giá không bắt buộc nhập. Tuy nhiên, nếu đã nhập Số lượng/Đơn giá thì bắt buộc nhập Đơn giá/Số lượng; lúc này Thành tiền sẽ tính theo Số lượng * Đơn giá

Tổng tiền hàng hóa = Tổng Thành tiền của các hàng hóa (hàng hóa + bảng kê + Phí khác ) – Tổng Chiết khấu.

Các dòng Chiết khấu không hiển thị Số thứ tự.

Tổng thành tiền các dòng chiết khấu phải nhỏ hơn hoặc bằng tổng thành tiền của các dòng hàng hóa, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi như hình dưới.

+ Chọn nhập Bảng kê

Khi chọn Bảng kê người dùng có thể nhập liệu theo các cách sau để phù hợp với thực tế của hóa đơn

Tên sản phẩm, Thành tiền, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng) là bắt buộc nhập; Thành tiền > 0. Đơn vị tính không được nhập. Số lượng, Đơn giá không bắt buộc nhập. Tuy nhiên, nếu đã nhập Số lượng/Đơn giá thì bắt buộc nhập Đơn giá/Số lượng; lúc này Thành tiền sẽ tính theo Số lượng * Đơn giá

Thành tiền của Bảng kê được tính tổng vào tổng tiền hàng của hóa đơn.

+ Chọn nhập Phí khác

Khi chọn Phí khác người dùng có thể nhập liệu theo các cách sau để phù hợp với thực tế của hóa đơn

Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng). Đơn vị tính không bắt buộc nhập. Thành tiền tự động tính theo Số lượng * Đơn giá; Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) tự động tính theo Thành tiền * Thuế GTGT(%).

Thành tiền của Phí khác được tổng cộng vào tổng tiền hàng hóa.

Bước 3: Nhập Thuế GTGT (%)* – Áp dụng với hóa đơn thuế toàn sản phẩm

Hệ thống cho phép nhập nhiều mức thuế trên 1 hóa đơn.

Tại thông tin Thuế GTGT% người dùng nhấn vào nút + để thêm mức thuế.

Lưu ý: Từng dòng thuế được tính trên Tổng tiền hàng trước thuế.

Bước 4: Hệ thống cho phép người dùng sửa tiền thuế với khoảng chênh lệch (+-)5

* Với hóa đơn thuế tổng

* Với hóa đơn thuế dòng

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Sửa hóa đơn nháp, Điều chỉnh tiền, Lập hóa đơn thay thế

=> Hướng dẫn chi tiết thông tin khi lập hóa đơn với Hàng hóa/Ghi chú/Chiết khấu/Bảng kê/Phí khác:

Bước 5: Nhấn button “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn

Nếu thông tin trên hóa đơn là hợp lệ, đầy đủ, hệ thống sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử và trả ra thông báo thành công.

Ảnh hưởng: Hóa đơn sẽ được lưu trữ dưới dạng file pdf, xml, zip phục vụ cho mục đích tra cứu. Khách hàng đã thanh toán hóa đơn có thể xem, tải, in hóa đơn tại chức năng Tiện ích/Tra cứu hóa đơn mục.

Chú ý: Hệ thống mới nâng cấp cho phép người dùng lựa chọn thuế khi lập hóa đơn thuế dòng.

* Hệ thống bổ sung chức năng kiểm soát không cho nhập hóa đơn trong các trường hợp sau:

TH1: Kiểm soát số lượng hóa đơn của doanh nghiệp

Khi số lượng hóa đơn đã lập >= Số lượng hóa đơn đã mua=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu số lượng hóa đơn hết thì sẽ hiển thị thông báo.

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế.

TH2: Kiểm soát thời gian sử dụng dịch vụ hóa đơn của doanh nghiệp

Khi thời gian đăng ký sử dụng < thời gian hiện tại=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu thời gian sử dụng gói dịch vụ hết thì sẽ hiển thị thông báo

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế

Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết về từng thao tác để có thể lập hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice. Trong quá trình sử dụng với bất cứ thắc mắc hay trường hợp nào cần giải quyết, các bạn có thể tìm hiểu tại bài viết: Hóa đơn điện tử – giải đáp thắc mắc từ a-z hoặc liên hệ trực tiếp đến số hotline dưới đây các bạn nhé.

Bình luận Facebook