banner top chữ ký số Viettel

Hóa đơn điện tử là công cụ ngày càng được sử dụng phổ biến, bởi đây là hình thức hỗ trợ thanh toán hiện đại, mang nhiều ưu điểm nổi bật. Không chỉ vậy, lợi ích của hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn. Vì thế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những hóa đơn này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Trên hóa đơn điện tử thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

– Tên, ký hiệu, số thứ tự của hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên hàng hóa, dịch vụ kèm theo đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền thuế giá trị gia tăng. Tổng số tiền phải thanh toán;

– Chữ ký điện tử của người bán và cả người mua (nếu người mua là đơn vị kế toán);

– Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người nộp thuế như: giảm đi chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn; việc hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh. Được thực hiện một cách thuận tiện; thời gian thanh toán được rút ngắn,…

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Đầu tiên, lợi ích của hóa đơn điện tử chính là giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí vô cùng lớn. Bởi họ sẽ không phải đầu tư quá nhiều nhân lực, vật lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành, hóa đơn.

Chưa kể, việc gửi hóa đơn đến người mua sẽ không cần nhờ đến đội ngũ hỗ trợ hoặc công ty chuyển phát nhanh nữa. Bởi hóa đơn có thể được gửi qua email hoặc tin nhắn điện tử và đến được nơi cần nhận gần như ngay tức khắc. Không chỉ rút ngắn thời gian, doanh nghiệp còn tiết kiệm được khoản chi phí vốn phải bỏ ra để phục vụ quá trình vận chuyển loại giấy tờ này.

Bên cạnh đó, việc bảo quản hóa đơn cũng không thực hiện bằng công tác văn thư lưu trữ nữa. Tất cả sẽ được lưu giữ trực tiếp trên hệ thống điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí

Độ chính xác, tính bảo mật cao. Tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Lợi ích của hóa đơn điện tử mà chúng ta thấy rõ nhất là việc tăng độ chính xác, an toàn và tính bảo mật. Những nỗi lo hóa đơn bị cháy, nhàu nát, bị mất sẽ không còn tồn tại. Bên cạnh đó, đây là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế nên việc làm giả hoàn toàn là không thể. Nhờ vậy, các doanh nghiệp tự bảo vệ được mình khỏi những rủi ro không đáng có làm ảnh hưởng đến uy tín lẫn doanh thu. Các khách hàng cũng càng thêm yên tâm, tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ mình được cung cấp.

Có thể bạn quan tâm: Đơn vị nào cung cấp hoá đơn điện tử tốt nhất?

Đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Nhờ sự hiện đại, tiện ích của công nghệ thông tin, việc đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn có thể được thực hiện ngay trong ngày. Mà không cần qua nhiều bước thủ tục rườm rà tốn thời gian như trước đây.

Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công tác kế toán thuế. Giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Một lợi ích của hóa đơn điện tử nữa chính là ưu thế hiện đại về công nghệ của nó. Hình thức gửi hóa đơn cho khách hàng không còn bị hạn chế bởi những tập giấy tờ. Mà hiện nay nó đã trở nên đa dạng và tiện lợi hơn trước. Người mua có thể lựa chọn bất kỳ cách thức gửi hóa đơn nào phù hợp với họ. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn theo các cách:

– Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm;

– Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu;

– Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB;

– In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Tóm lại, lợi ích của hóa đơn điện tử là vô cùng lớn. Việc sử dụng loại hóa đơn này đã và đang giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tỉ đồng mỗi năm. Những doanh nghiệp đang triệt để áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và muốn nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh. Thì việc tìm đến dịch vụ hóa đơn điện tử là điểu rất cần thiết và bổ ích.